O Annota é um aplicativo que grava conversas — reuniões, aulas, consultas —, transcreve o áudio e gera documentos (atas, prontuários, resumos, tarefas) para quem gravou. Esta política explica, em linguagem direta, quais dados tratamos, por quê, onde ficam e quais são os seus direitos, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD).
1. Quem é o controlador
O controlador dos dados é Rafael Dias Silva (desenvolvedor individual do Annota), Brasília/DF, Brasil. Contato para assuntos de privacidade: anottaapp@proton.me.
2. Quais dados coletamos
| Dado | Origem | Finalidade |
|---|---|---|
| Endereço de e-mail | Cadastro, ao entrar com o Google ou com a Apple | Criar e autenticar a sua conta |
| Gravações de áudio | Você, ao gravar no app | Gerar a transcrição e o documento solicitado |
| Transcrições, atas, anotações e tarefas | Produzidas a partir das suas gravações | Entregar a função central do app |
| Fotos da gravação | Você, ao tirar uma foto ou anexar uma imagem durante uma gravação, ou ao marcar uma captura de tela na lista que o app mostra ao encerrar | Ilustrar o documento no ponto da conversa e ter o conteúdo (quadro, slide) lido para compor o texto |
| Arquivos que você importa (PDF, texto ou áudio) | Você, ao importar um arquivo no app | Extrair o texto e gerar o documento que você pediu |
| Link de vídeo do YouTube e a legenda pública dele | Você, ao colar o link na tela de importação | Ler a legenda e gerar o documento que você pediu |
| Identificador de usuário | Gerado no cadastro | Associar seus dados exclusivamente à sua conta |
| Histórico de assinatura | A loja onde a assinatura foi contratada (App Store, no iPhone) | Validar seu plano e liberar recursos contratados |
| Identificador de notificação do aparelho e o modelo dele | O sistema do aparelho, se você autorizar notificações | Avisar quando o documento da sua gravação ficar pronto |
3. Base legal
Tratamos os dados com fundamento na execução de contrato (art. 7º, V, da LGPD): todos os dados listados são necessários para prestar o serviço que você contratou. O histórico de assinatura também atende ao cumprimento de obrigação legal fiscal e de consumo (art. 7º, II).
4. Onde os dados ficam e quem os processa
Seus dados são armazenados em provedores de infraestrutura em nuvem localizados no Brasil (região São Paulo), responsáveis pelo banco de dados, pelo armazenamento dos arquivos e pela execução da aplicação.
Durante o processamento de cada gravação, o áudio, a transcrição e as fotos que você tirar durante a gravação são transmitidos temporariamente a um provedor de inteligência artificial localizado nos Estados Unidos, que executa a transcrição, a leitura das fotos e a geração do documento exclusivamente por nossa instrução, sob configuração de retenção zero (Zero Data Retention): os dados não são armazenados por ele nem utilizados para treinamento de modelos. Essa transferência internacional se fundamenta no art. 33, VI, da LGPD (execução de contrato do qual o titular é parte).
Quando você liga a opção "Identificar quem falou" numa gravação, o áudio dela é também transmitido temporariamente a um provedor de separação de falantes localizado na União Europeia, que identifica os trechos de fala de cada participante dentro daquela gravação exclusivamente por nossa instrução. O arquivo é apagado pelo provedor em até 48 horas, o resultado em 24 horas, e nada é utilizado para treinamento de modelos. Nenhum perfil de voz é criado ou guardado — os participantes aparecem como "Pessoa 1", "Pessoa 2", e qualquer nome é atribuído por você, no seu aparelho. Gravações sem essa opção não passam por esse provedor. A mesma base legal do art. 33, VI, da LGPD fundamenta a transferência.
No iPhone, quem processa os pagamentos das assinaturas é a Apple. Quem envia as notificações é o serviço do sistema do seu aparelho: a Apple no iPhone e o Google (Firebase Cloud Messaging) no Android, que recebem o identificador de notificação do aparelho e o texto do aviso. Entrar na sua conta usa Entrar com o Google ou Entrar com a Apple, conforme a sua escolha, e nesse momento o provedor escolhido confirma a sua identidade para nós.
Não vendemos dados, não compartilhamos com corretores de dados e não usamos seus dados para publicidade — nossa nem de terceiros. A lista atualizada de operadores pode ser solicitada pelo e-mail de contato indicado nesta política.
5. Segurança e isolamento
Cada conta é isolada no nível do banco de dados: as regras de acesso garantem que somente você acessa as suas gravações e documentos. Os arquivos são armazenados em bucket privado, e as comunicações entre o app e os servidores são criptografadas (TLS).
6. Retenção e exclusão
Seus dados permanecem armazenados enquanto sua conta existir. Ao excluir uma gravação ou documento no app, o item é removido do armazenamento. Ao excluir a conta, todos os dados pessoais associados são apagados, ressalvados registros que a lei exigir manter (por exemplo, fiscais).
Se você já desinstalou o aplicativo, pode pedir a exclusão em annota.app.br/excluir-conta, que explica o passo a passo e o prazo.
O arquivo que você importa é apagado do nosso servidor assim que a nota fica pronta. O texto extraído dele continua na transcrição, como a de uma gravação, e some quando você apagar a nota ou a conta. Do vídeo do YouTube não guardamos mídia nenhuma — só o texto da legenda, dentro da sua nota.
7. Seus direitos (art. 18 da LGPD)
Você pode, a qualquer momento, solicitar: confirmação do tratamento; acesso aos dados; correção; anonimização ou eliminação; portabilidade; informação sobre compartilhamentos; e revisão de decisões automatizadas. Basta escrever para anottaapp@proton.me — respondemos em até 15 dias. Você também pode peticionar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Acesso e portabilidade sem precisar pedir. No app, em Conta › Baixar seus dados, você gera na hora um arquivo com suas notas, transcrições, tarefas, pastas, modelos, plano, compras e o registro de consentimento — em Markdown e em JSON, formatos que outros aplicativos abrem. O pacote é montado no seu aparelho, e não no servidor, porque é no aparelho que fica a chave que abre o conteúdo das suas notas. As fotos das reuniões vão no pacote, já abertas. O áudio das gravações não vai, por causa do tamanho, e pode ser exportado nota a nota em Compartilhar › Áudio original. Excluir a conta continua em Conta › Excluir a conta.
8. Gravação e material de terceiros
Ao gravar uma reunião, você é responsável por observar a legislação aplicável e informar os participantes, quando exigido. O Annota processa o áudio exclusivamente por sua instrução e para o seu uso.
O mesmo vale para o que você importa: um PDF, um áudio que você já tinha ou a legenda de um vídeo podem conter dados de outras pessoas. Você é responsável por ter o direito de usar esse material; nós o processamos exclusivamente por sua instrução e para o seu uso. No vídeo do YouTube lemos apenas a legenda pública — não baixamos o vídeo nem o áudio. Para lê-la, o nosso servidor pede o texto ao YouTube com o identificador do vídeo: nenhum dado seu vai nessa requisição.
9. Crianças e adolescentes
O Annota é feito para uso profissional e não é destinado a menores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de crianças e adolescentes.
10. Alterações desta política
Se esta política mudar, publicaremos a nova versão nesta página com nova data de vigência e, em mudanças relevantes, avisaremos pelo app.